2007年5月8日火曜日

Q18:運営スタッフには、どんなタスク(業務)があるの?

A18:主に、広報・渉外・記録・当日運営・企画の5つがあります。

 

運営マニュアルにある通り、サミットの運営スタッフには大きく分けて5つのタスク(役割)があります。

それらにすべて「面白い作業」があります。

それをちゃんと伝えてください(※下記をコピーして運営ブログに貼ってもOK)。

「楽しく、無理なく、有意義」なスタッフワークを作ってみてください。

 

  ただし、基本的なタスクの流れとして、

リーダーと当日運営(あるいは渉外部)がサミットの日時会場を早期に決める

→渉外部が出演してほしい社会起業家と出演交渉&挨拶(=同時に記録部がインタビュー取材)

→インタビューを受けてプレイベント企画部が企画内容を決定し、運営ブログで発表

広報部はマスメディアをリスト化してプレスリリースを流す

→当日運営部が準備に乗り出す

→サミット当日

→事後処理としてサミット当日の様子を映像とブログ記事で報告

…の順になります。

 

□広報&IT

サミット開催を県内のマスメディアに取材してもらうよう働きかけます。

●新聞社、テレビ局、ラジオ局、雑誌編集部などに出向いたり、資料を送ります。

→マスコミ志望の大学生や、広報ノウハウを知りたい社会人向け

●サミット開催を告知するテーマソングを作ったり、PV(プロモーションビデオ)を作ってYoutubeなどにサミットの開催を告知します。

→映像専門学校の学生やストリート・ミュージシャン向け

●運営ブログのSEO対策を図り、アクセスアップで読者を増やします。

ITスキルのあるベンチャー会社や個人向け

●県内向けのホームページやメルマガ、ブログ、mixiコミュなどを探し、ネット上から告知したり、メールで県内在住者に知らせます。

→頻繁にミーティングに出て来れない社会人向け

●自分や友達の卒業した高校の社会科の先生と話し、生徒と親と一緒になってサミットに足を運んでもらえるよう、メールやチラシなどで告知します。

 

□渉外

社会起業家をリストアップし、出演を交渉します。

●運営スタッフと社会起業家の間で「つなぎ役」をするのが、この役目です。

mixiコミュニティ「社会起業支援サミット2009」の地元のスレにある社会起業家リストを参考に、渉外係として出演してほしい優先順位をスタッフ間のメーリングリストで紹介し、とくに反論がないことを確認したら、当日運営が会場予約した後で出演交渉の連絡を始めてください(※社会起業家の方々は一日がかりの参加になります)。

●社会起業家とのアポイントメントがとれたら、その日に必ず記録係に連絡し、ビデオカメラマンとインタビュアーの2名以上をつけて同行してください。

●サミット当日は楽屋で社会起業家の方々に張り付いて、接待してください。なので、ケータイ番号などを社会起業家の方々に教え、彼らからの問い合わせに応じられるようにしておいてください。

 

□記録

社会起業家への事前インタビューや、サミットの記録映像などを担います。

●ビデオカメラ、音声デジタルレコーダー、静止画のデジタルカメラなどを調達すると同時に、それらで撮影・録音するスタッフを集めます。それぞれ2名以上必要になってきます(=総数で6名以上)。

●渉外部からの連絡を受けたら、社会起業家にインタビューに行きます。撮影した映像は編集してYoutubeやニコニコ動画などの動画共有サイトにアップし、そこへのリンクを運営ブログに載せます。また、音声デジタルレコーダーは文字に起こして、インタビュー記事として静止画と一緒に運営ブログにアップします(Q5参照)。

●サミット当日は、10団体の社会起業家のプレゼンの様子をビデオ&静止画で撮影します。それも編集してYoutubeやニコニコ動画などの動画共有サイトにアップし、そこへのリンクを運営ブログに載せます。

また、音声デジタルレコーダーは文字(ワードファイルなどのテキストデータ)に起こして、静止画と一緒にサミットの報告記事として運営ブログにアップします。

●どうしても事前インタビューに行けない事情があった場合でも、サミット当日のプレゼン映像は必ずビデオカメラに収め、ネット上にアップしてください。

 

□当日運営

サミット当日の会場探しから当日の運営の準備一切を取り仕切ります。

●適切な会場を選び、7月末から8月中旬までの1日を予約・確定し、午前中のプレイベント・午後のメインイベント・カフェミーティング・打ち上げまでを仕切ります。

●会場が確定したら、地図リンクを運営ブログとmixiコミュニティ「社会起業支援サミット2009」にアップします。

●午前中のプレイベントの会場や10か所のカフェの予約も行い、スムーズに聴衆を案内できるように、シナリオを書いたり、腕章やカンペなどを作って進めます。

●当日運営のために動けるスタッフを調達します。

当日のスタッフには、受付(2名以上)・客席案内(2名以上)・パソコン操作(1名以上)・司会・ステージ移動係・楽屋担当・最寄駅から会場までの案内係・タイムキーパー・全体統括ディレクター・カフェミーティングナビゲーター・ビデオ&静止画の撮影担当(※事前インタビュー撮影を兼務しても可)・メディアからの取材受付担当などが必要です。

 

□企画・営業・経理

スタッフ公募、プレイベントや資金調達などを行います。

●サミット全体のイベントにまつわる各業務の進行具合を把握し、〆切を設定して具体的に進めていきます(以下、昨年度の例。参考にしてください)。

http://www.cccjp.org/2008/event.html

●スタッフの数やミーティングの日時・場所などの運営の進行状況を、いち早く運営ブログとmixiコミュニティ「社会起業支援サミット2009」にアップします。この情報公開は、早ければ早いほど、CCC本部からの支援が得られます。

●リーダー主導の下でスタッフを増やしたり、スタッフの中で個人的な出費がかさむ場合の補てんを考慮し、資金提供してもらえる地元の企業に打診します(※資金提供は万が一の場合に備えてのことで、原則的にコスト0円をめざしてください)。

●プレイベントの企画・運営・出演交渉などを行います。会場が決定次第、出演交渉をしてください。プレイベントのタイトルも考えます。昨年度は「取材される技術~0円広報術」でした。このプレイベントの参加だけは、各地の運営ブログへメール予約させます(※午後からのメインイベントへの参加予約はCCC本部から配布されるメールフォームを使っていただきます)。

●スタッフ間で業務連絡などの情報を共有するためにメーリングリストを作成し、課題が出てきたらなるだけ早く解決します。

●困ったことや、わからないことが出てきたら、CCC本部(今一生)に即座に相談してください。相談が遅れると、その分だけスタッフの負担が増えるので注意してください。

 

【関連リンク】

Q5:このサミットの開催を通じて、どのように社会起業家を支援するの?

Q15:出演していただく社会起業家の方々に対して、どんな配慮が必要ですか?



●CCCの公式サイト

●mixiコミュニティ「社会起業支援サミット2009

「社会起業支援サミット」運営マニュアル

●スタッフ募集のフライヤー

●ソーシャルベンチャー社会起業家ない

社会起業家ブッリスト

●無料通話できるスカイプのダウンロード

今一生のスカイプIDcon-isshow

市販の1000円程度のスカイプ専用ヘッドセットが必要です)

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文責:今一生(社会起業家支援委員会・代表代理/Create Media代表)